Przeprowadzka biura to jeden z tych projektów, które łatwo niedoszacować. Na poziomie planowania wydaje się logistycznym zadaniem – spakować, przewieźć, rozpakować. W praktyce to wielomiesięczny proces obejmujący negocjacje z właścicielem nowego budynku, zakończenie dotychczasowej umowy, projekt i aranżację nowej przestrzeni, przeniesienie infrastruktury IT i komunikację z pracownikami. Firmy, które nie przygotują się odpowiednio wcześnie, płacą za to albo podwójnym czynszem, albo chaosem organizacyjnym, albo oboma naraz.
Kiedy zacząć planować zmianę biura?
To pytanie, które większość firm zadaje sobie zbyt późno. Standardowa odpowiedź brzmi: znacznie wcześniej niż się wydaje.
Przy powierzchni powyżej 500 m² proces od decyzji o zmianie biura do faktycznej przeprowadzki trwa zazwyczaj 12–18 miesięcy. Wlicza się w to czas na analizę rynku, negocjacje z właścicielem nowego biura, projekt i budowę fit-outu, wypowiedzenie dotychczasowej umowy i samą przeprowadzkę. Przy mniejszych powierzchniach ten czas jest krótszy, ale rzadko schodzi poniżej sześciu miesięcy przy dobrze zarządzanym procesie.
Sygnałem do rozpoczęcia poszukiwań powinno być zbliżające się zakończenie obecnej umowy – minimum rok przed datą wygaśnięcia. Firmy, które zaczynają szukać biura z trzymiesięcznym wyprzedzeniem, negocjują z pozycji słabości i rzadko uzyskują korzystne warunki.
Jak ocenić, czy obecne biuro nie spełnia już swoich funkcji?
Zanim firma zacznie szukać nowej przestrzeni, warto odpowiedzieć sobie na kilka pytań dotyczących obecnego biura. Czy liczba stanowisk pracy odpowiada faktycznym potrzebom – czy biuro jest chronicznie przepełnione lub, przeciwnie, puste przez większość tygodnia? Czy lokalizacja nadal odpowiada strukturze zespołu i klientów? Czy koszty utrzymania biura są proporcjonalne do wartości, jaką przestrzeń generuje?
Praca hybrydowa radykalnie zmieniła odpowiedzi na te pytania w wielu firmach. Biuro zaplanowane dla 100 pracowników pracujących pięć dni w tygodniu może być zbyt duże dla 100 pracowników, z których każdy przyjeżdża średnio trzy razy w tygodniu. Zmiana modelu pracy bez zmiany biura to częsty błąd, który generuje koszty bez uzasadnienia.
Wynajem biura – od czego zależy ostateczna decyzja?
Przy wyborze nowej przestrzeni firmy zazwyczaj balansują między kilkoma zmiennymi jednocześnie. Lokalizacja, powierzchnia, standard budynku, warunki umowy i cena – rzadko da się zoptymalizować wszystkich pięć naraz.
Wynajem biura warto poprzedzić jasnym określeniem priorytetów. Dla jednej firmy kluczowa będzie bliskość metra, dla innej – możliwość aranżacji przestrzeni według własnego projektu, dla kolejnej – elastyczność umowy pozwalająca na skalowanie powierzchni. Bez hierarchii kryteriów proces wyboru łatwo ulega wpływowi czynników drugorzędnych – efektownego widoku z okna albo nowoczesnego lobby – kosztem parametrów mających realne znaczenie dla funkcjonowania firmy.
Warto sprawdzić ofertę właścicieli zarządzających kilkoma budynkami w różnych lokalizacjach – jak CPiPG, który ma w portfelu biurowce na Woli, Mokotowie, Ochocie i w Śródmieściu. Porównanie kilku lokalizacji przy jednym kontrahencie upraszcza proces i daje realny punkt odniesienia przy negocjacjach.
Negocjacje z właścicielem – co można uzyskać?
Rynek biurowy w Warszawie jest rynkiem, na którym negocjacje są standardem, a nie wyjątkiem. Właściciele budynków oczekują rozmów o warunkach i mają zazwyczaj pewien zakres elastyczności, który nie jest widoczny w pierwszej ofercie.
Kilka elementów warto negocjować niezależnie od skali wynajmowanej powierzchni:
- Wakacje czynszowe – okres bez opłat przeznaczony na urządzenie biura; przy umowie na 3 lata standardem są 2–4 miesiące, przy dłuższych umowach można negocjować więcej
- Fit-out – wykończenie powierzchni na koszt właściciela lub przy jego dofinansowaniu; zakres prac i standard wykończenia warto określić precyzyjnie przed podpisaniem umowy
- Stawka czynszu – szczególnie przy dłuższych umowach i większych powierzchniach jest przestrzeń do negocjacji względem ceny wywoławczej
- Opcja ekspansji – prawo do wynajęcia dodatkowej powierzchni w tym samym budynku przy wzroście firmy; szczególnie ważne dla firm w fazie szybkiego wzrostu
- Klauzula wyjścia – możliwość wcześniejszego rozwiązania umowy przy określonych warunkach; kosztuje, ale daje elastyczność trudną do przecenienia przy niepewnym otoczeniu biznesowym
Fit-out i aranżacja – jak zaplanować przestrzeń pod nowy model pracy?
Projekt nowego biura to szansa na dostosowanie przestrzeni do faktycznego sposobu pracy zespołu, a nie do schematów, które obowiązywały dekadę temu. Warto ją wykorzystać świadomie.
Nowoczesne biura rzadko opierają się już na koncepcji open space z rzędami biurek. Funkcjonalne podejście zakłada strefowanie przestrzeni – strefy skupienia do pracy indywidualnej wymagającej koncentracji, strefy współpracy do pracy zespołowej i spotkań nieformalnych, sale konferencyjne do formalnych spotkań i rozmów z klientami oraz strefy relaksu i socjalne.
Proporcje między tymi strefami zależą od charakteru pracy firmy. Przy modelu hybrydowym, gdzie biuro służy głównie do współpracy, a praca indywidualna odbywa się zdalnie, warto zwiększyć udział przestrzeni do współpracy kosztem indywidualnych stanowisk stałych.
Przeprowadzka – jak zminimalizować zakłócenia w działaniu firmy?
Sama przeprowadzka, nawet dobrze zorganizowana, wiąże się z krótkim okresem obniżonej produktywności. Kilka zasad pomaga go skrócić.
Harmonogram przeprowadzki powinien uwzględniać przeniesienie infrastruktury IT jako priorytet – brak działającego internetu i systemów przez dzień lub dwa kosztuje więcej niż wszystkie inne zakłócenia razem wzięte. Komunikacja z pracownikami powinna zacząć się wcześnie – informacja o nowej lokalizacji, nowych zasadach parkowania i zmienionych trasach dojazdu eliminuje chaos pierwszych dni. Nowe biuro warto otworzyć z pewnym marginesem gotowości – wszystko działa lepiej niż plan zakłada, że biuro jest w pełni funkcjonalne od pierwszego dnia.
O autorze
